PROFIL DE POSTE*

1. Sommaire du poste

Sous l’autorité du gestionnaire immobilier, le titulaire du poste est responsable de l’ensemble des activités liées à la réception (accueil, réception des appels, partage de renseignements, …) et à la perception des loyers des locataires d’Inter-Loge. À cet effet, l’agent administratif-responsable des relations avec les locataires assume la cueillette des loyers des locataires que ce soit par chèque, par Interac ou par transfert bancaire. Il émet les reçus requis et saisit l’information financière au système HOPEM. Il est également responsable d’entrer en relation avec les locataires qui sont en retard dans le paiement des loyers. La personne s’occupe également de la location des appartements vacants. Il s’occupe de saisir les données concernant le recouvrement et de faire un suivi des mises à jour à son supérieur immédiat. La personne peut être appelée, par son supérieur immédiat ou par le directeur des opérations, à contribuer à d’autres mandats.

2. Responsabilités clés

• Accueille les personnes qui se présentent dans les bureaux, les réfère aux personnes ou aux services appropriés, fournit des renseignements généraux quant aux activités d’Inter-Loge et aux logements disponibles, que ce soit en personne ou par téléphone ;
• Perçoit les paiements de loyer ;
• Fait le suivi des loyers en retard en appelant les locataires ou en envoyant des lettres de rappel. Prend des ententes de paiement selon les politiques d’Inter-Loge et selon l’autorité déléguée ;
• Faire l’entrée de données et le suivi au niveau du recouvrement ;
• Saisi les données et les informations dans le système HOPEM ;
• Fait la réception des livraisons ;
• Accueille les personnes qui se présentent dans les bureaux pour faire une demande de location ;
• Effectue les premières vérifications et suivis dans le cas de plaintes ;
• Prépare les documents nécessaires à l’ouverture d’une demande de location ;
• Effectue les vérifications de solvabilité et les prises de références et remet l’information au gestionnaire d’immeuble pour prise de décision ;
• Publicise les loyers disponibles et coordonne les visites des logements avec les agents techniques, entretien des habitations ;
• Tient des statistiques sur les taux de vacances et fait une mise à jour régulière des loyers disponibles ;
• Appui le gestionnaire d’immeuble dans le dépôt des demandes (i.e. défaut de paiement) à la Régie du loyer ;
• Prend quotidiennement ses courriels et est en mesure d’y répondre selon les normes établies par
Inter-Loge ;
• Procède au classement des dossiers locataires actifs, archivés ou en recouvrement ;
• Prépare les dossiers pour la cour de justice selon les directives du gestionnaire d’immeuble ;
• Ajoute le locataire dans le système et dans les contacts s’il y a une adresse courriel ;
• Fait signer les baux par le locataire et par la direction des opérations ;
• Procède aux envois postaux massifs ou simples ;
• Prépare les rapports de locations à chaque rencontre du C.A. ;
• Procède aux achats de fourniture de bureau ;
• Effectue tout autre tâche connexe demandée par son supérieur immédiat ou par la direction.

3. Imputabilités

L’agent administratif responsable des relations avec les locataires doit rendre compte au gestionnaire d’immeuble :
• Du degré de courtoisie à l’accueil ;
• De la qualité du travail effectué ;
• De la qualité et de l’exactitude des informations saisies dans le système (HOPEM) ;
• Du degré d’assiduité au travail ;
• De la qualité du travail d’équipe et de collaboration ;
• De l’engagement envers la vision et les valeurs d’Inter-Loge ;
• Du respect du code de vie.

4. Qualifications

• DEC en administration ou toute combinaison pertinente de formation et d’expérience
• Un an d’expérience cumulée dans des fonctions administratives et générale de bureau
• Connaissance et autres exigences
o Bilinguisme (français et anglais, parlé et écrit)
o Bonne connaissance des logiciels de la suite Office. (HOPEM un atout)
• Expérience du service à la clientèle

Inter-Loge est un employeur de choix. Les conditions d’emploi seront établies en fonction de l’expérience du candidat retenu.
Entrée en poste : juin 2019

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Date limite pour postuler : 24 mai 2019

Nous communiquerons uniquement avec les personnes retenues pour une entrevue

Dans ce document, le recours au masculin pour désigner des personnes a comme seul but d'alléger le texte et d'identifier, sans discrimination, les individus de tous genres.*